Boekhoudpakket

Bent u op zoek naar een boekhoudprogramma? Lees dan eerst deze 10 tips voordat u een boekhoudpakket koopt!

Tip 1. Heeft u wel een boekhoudpakket nodig?
Voordat u een boekhoudpakket aanschaft is de vraag of u uw boekhouding wel zelf wilt voeren en zo ja welke onderdelen daarvan u wilt uitvoeren. Mogelijk legt u uw volledige boekhouding neer bij uw boekhouder of accountant. In dat geval is de aanschaf van een boekhoudpakket vaak niet nodig. Het voeren van een boekhouding kost tijd en vergt toch altijd enige handigheid. Als u het zakelijk al druk genoeg heeft, is uitbesteden een logische optie, die vaak helemaal niet eens zo duur hoeft te zijn. Uw tijd of die van uw medewerkers kost ook geld.

Tip 2. Stel uw wensenlijstje op
Voordat u tot aanschaf van een boekhoudpakket overgaat, is het natuurlijk goed om na te denken over de wensen die u heeft. Wat moet het pakket allemaal kunnen? Wilt u automatisch facturen kunnen aanmaken, wilt u uw systeem integreren met internetbankieren, wilt u openstaande facturen bijhouden, wilt u uw projectadministratie kunnen voeren, wilt u voorraden bijhouden, etc. Stel daarom een specificatie van gewenste functionaliteit op.

Tip 3. Informeer bij uw boekhouder of accountant
Vaak heeft een boekhoudkantoor of accountant een pakket waarmee bij voorkeur wordt gewerkt. Als u van datzelfde pakket gebruik maakt, kan de communicatie en uitwisseling van gegevens met uw boekhouder soepeler verlopen. En dat scheelt weer tijd.

Tip 4. Boekhouden via internet voor eenvoudige communicatie
Bij een boekhoudpakket dat werkt via internet kan uw boekhouder op afstand meekijken in uw systeem. U voert in principe zelf uw boekhouding, maar bij problemen of onduidelijkheden kan uw boekhouder in uw systeem de nodige aanpassingen doorvoeren.

Tip 5. Specifieke branche? Zoek specifieke oplossingen!
Veel branches hebben zo hun eigen kenmerken. Een advocatenkantoor werkt anders dan een autobedrijf. Behoeften aan financiële informatie verschillen dan ook. In de markt zijn vele branche specifieke boekhoudpakketten of modules beschikbaar, die mogelijk iets duurder zijn, maar die uw werk wel vereenvoudigen of beter aan uw wensen voldoen.

Tip 6. Probeer een pakket uit
De beste manier om een pakket te selecteren is door deze eerst te testen. Van veel pakketten kunt u een demoversie krijgen waardoor u een indruk krijgt van de mogelijkheden van een boekhoudpakket en waarmee u zelf kunt ervaren of deze aan uw criteria voldoet.

Tip 7. Vraag referenties op
De leverancier van een boekhoudpakket zal u vast een mooi beeld voorschotelen over het pakket dat zij leveren. Het is goed om ook een objectief beeld op te bouwen over het mogelijk door u te gebruiken pakket. Vraag daarom om meerdere referenties en kijk of het gaat om objectieve referenties die verder geen binding hebben met de leverancier. Mogelijk kunt u zelfs een keer langsgaan bij een ander bedrijf om zelf de werking van het pakket te bekijken. Op het internet zijn vaak ook gebruikersgroepen te vinden.

Tip 8. Let ook op service en continuïteit
Het boekhoudpakket zelf is één, maar hoe is de service van de organisatie die u het pakket levert. Is er een helpdesk waar u terecht kunt met vragen? Wordt u ondersteund bij het initieel opzetten van het systeem. Worden speciale cursussen verzorgd over hoe om te gaan met het boekhoudpakket? Én hoe groot is de leverancier en zal deze over een paar jaar nog wel bestaan. Toch lastig als u met een boekhoudpakket heeft dat niet meer ondersteund wordt.

Tip 9. Gratis software kan zeker een optie zijn
Via het internet kunt u vrij eenvoudig aan open source en gratis boekhoudsoftware komen. Uit tests blijkt dat deze software zeker als het om de basisfuncties gaat niet hoeft onder te doen voor boekhoudpakketten waar u wel een aanschafprijs voor moet betalen.

Tip 10. Let op de prijsstructuur
Let goed op de prijsstructuur die leveranciers hanteren. Wat krijgt u precies in handen voor de prijs die u betaalt? Hoeveel moet u voor extra modules betalen en gaat het om een eenmalig of terugkerend bedrag? En hoe zit het met updates, moet u dan opnieuw betalen?